Trả lời câu hỏi mã số 141026-24 của Độc giả Nguyễn Hoài Bảo tại địa chỉ email: sabecotaynguyen@yahoo.com, Cục Quản lý, giám sát kế toán, kiểm toán có ý kiến như sau:

Tại khoản 1 Điều 16 Luật Kế toán 2015 quy định:

“Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;

b) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

c) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

d) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

đ) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

e) Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

g) Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.”

Tại Điều 17 Luật Kế toán 2015 quy định:

“1. Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

2. Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.

3. Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.”

Tại khoản 4 Điều 19 Luật Kế toán 2015 được sửa đổi bởi điểm b khoản 5 Điều 2 Luật sửa đổi Luật Chứng khoán, Luật Kế toán, Luật Kiểm toán độc lập, Luật Ngân sách Nhà nước, Luật Quản lý, sử dụng tài sản công, Luật Quản lý thuế, Luật Thuế thu nhập cá nhân, Luật Dự trữ quốc gia, Luật Xử lý vi phạm hành chính 2024 quy định:

“Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử hoặc các hình thức xác nhận khác bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”

Căn cứ các quy định nêu trên thì chứng từ kế toán phải đáp ứng được các nội dung chủ yếu theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Luật Kế toán 2015 và chứng từ kế toán là chứng từ điện tử phải đáp ứng được quy định tại khoản 1 Điều 17 Luật Kế toán 2015. Do đó, đề nghị công ty căn cứ vào quy định của pháp luật kế toán nêu trên và tình hình thực tế phát sinh tại doanh nghiệp để xác định chứng từ giao dịch trên nền tảng zalo OA có phải là chứng từ điện tử hay không. Trường hợp đáp ứng đủ điều kiện là chứng từ điện tử thì chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử hoặc các hình thức xác nhận khác bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Trên đây là ý kiến trả lời của Cục Quản lý, giám sát kế toán, kiểm toán, đề nghị Quý Độc giả nghiên cứu để thực hiện./.