Trả lời câu hỏi mã 070325-22 của Quý độc giả về việc bàn giao hồ sơ gốc khi bàn giao tài sản, Cục QLKT có ý kiến như sau:

- Tại Khoản 2 Điều 18 Nghị định 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 về tổ chức bộ máy kế toán quy định:

“2. Việc tổ chức bộ máy kế toán tại các đơn vị kế toán do cơ quan có thẩm quyền thành lập đơn vị quyết định. Trường hợp tổ chức, đơn vị không có cơ quan có thẩm quyền thành lập thì do người đại diện theo pháp luật của đơn vị quyết định.

Việc tổ chức bộ máy và công tác kế toán của các đơn vị cấp dưới không phải là đơn vị kế toán hoặc đơn vị trực thuộc không phải là đơn vị kế toán do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định. Các đơn vị trong lĩnh vực kế toán nhà nước không được bố trí kế toán trưởng, phụ trách kế toán ở các đơn vị không phải là đơn vị kế toán ...”

- Tại Khoản 2, Khoản 3 Điều 9 Nghị định 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 về bảo quản, lưu trữ và cung cấp thông tin, tài liệu kế toán quy định:

“2. Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng. Đơn vị kế toán phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán trong đó quy định rõ trách nhiệm và quyền đối với từng bộ phận và từng người làm kế toán. Trường hợp đơn vị kế toán là doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa thì không bắt buộc phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán nhưng vẫn phải có trách nhiệm bảo quản đầy đủ, an toàn tài liệu kế toán theo quy định. Đơn vị kế toán phải đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, phương tiện quản lý, bảo quản tài liệu kế toán. Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu kế toán của mình trong quá trình sử dụng.

3. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán bằng giấy hay trên phương tiện điện tử. Việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán phải đảm bảo an toàn, đầy đủ, bảo mật và cung cấp được thông tin khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.”

- Tại Khoản 4 Điều 41 Luật kế toán 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 về Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán quy định:

“4. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.”

Căn cứ vào các quy định trên và mô tả của Quý độc giả, tùy vào việc tổ chức bộ máy và công tác kế toán của doanh nghiệp và các đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp để người đại diện pháp luật của doanh nghiệp quyết định việc tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán trong nội bộ doanh nghiệp nhưng phải đảm bảo an toàn, đầy đủ, bảo mật và cung cấp được thông tin khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Việc lưu trữ hồ sơ cho mục đích xác định nghĩa vụ thuế được thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế.

Trên đây là ý kiến của Cục QLKT, kính đề nghị Quý độc giả nghiên cứu, thực hiện./.